Mengirim surel telah menjadi suatu hal penting dalam lingkup pekerjaan. Apakah itu untuk berkomunikasi antara departemen, melaporkan kepada atasannya, atau membangun hubungan dengan klien, surat elektronik ini terus dipandang sebagai sarana yang resmi dan profesional. Namun, ironisnya, tidak semua individu menyadari bahwa mereka sering kali melakukan kesalahan ketika mengirimkan pesan elektronik tersebut di tempat kerjanya.
Keliru-keliru tersebut dapat membuatmu tampak kurang profesional dan berpotensi mengurangi kepercayaan dari atasan maupun kolega sekerja. Agar kamu tidak kembali melakukan kesalahan serupa, mari kita tinjau lima poin penting ini!
1. Email tanpa subjek atau dengan subjek yang tidak jelas
Judul email seperti gerbang awal yang ditemui oleh penerima sebelum mereka melihat isi pesannya. Jika Anda mengirim email tanpa judul, terutama jika kontennya penting, ada risiko tinggi bahwa email tersebut akan dilupakan atau malah dimasukkan ke folder spam.
Di samping itu, masih banyak individu yang membuat topik email yang terlalu luas atau tidak mencerminkan konten pesannya. Sebagai contoh, mereka hanya menuliskan 'Pengajuan' atau 'Rencana'. Namun, idealnya judul harus singkat tetapi tepat, misalnya 'Pengajuan Cuti Tanggal 12 hingga 15 Maret' atau 'Kinerja Keuangan Triwulan Pertama tahun 2023'. Dengan demikian, pembaca akan lebih mudah untuk mengatur prioritas dalam menerima dan membuka e-mail tersebut.
2. Kirim saja langsung tanpa perlu dicek ulang
Sering mengetik email dengan terburu-buru kemudian segera mengklik tombol 'Kirim'? Berhati-hatilah, karena kebiasaan tersebut dapat membuat Anda lupa untuk memeriksa ejaan, alamat penerima, atau bahkanlampiran yang penting. Kesalahan sederhana seperti kesalahan ketik, penulisan nama yang keliru, atau lupa menyertakan dokumen mungkin akan membuat penerima merasa tidak nyaman dan berpandangan negatif tentang tingkat keteraturan Anda.
Biasakan memeriksa kembali surel Anda sebelum mengirimnya. Pastikan konten, nada komunikasi, ejaan, serta seluruh lampiran telah tepat. Hindari keharusan mengirim surel kedua cuma karena menyadari ada kesalahan seperti kelupaan menambahkan berkas tertentu.
3. Menulis dengan terlalu banyak kata dan tidak langsung ke intinya
Email yang baik seharusnya singkat, padat, dan jelas. Jika Anda menulis email dengan terlalu panjang lebar, bertele-tele, atau bahkan memuat banyak pembukaan tidak perlu, pihak penerima mungkin menjadi enggan untuk membacanya. Hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan pesan penting Anda tertinggal atau dilewati.
Berikut adalah versi yang telah diparaphrase: Dalam pesan ini, saya ingin menyampaikan maksud dan tujuan pengiriman surat elektronik kepada Anda secara singkat pada bagian awal. Selanjutnya akan dilengkapi dengan informasi tambahan sesuai kebutuhan. Jika terdapat hal-hal krusial untuk disoroti, maka akan menggunakan format daftar titik atau angka agar mempermudah pemahaman pembacanya. Mohon maklum bahwa nada komunikasinya tetap sopan namun santai sepanjang isi pesan tersebut.
4. Memakai salam atau penutup yang tidak pantas
Walaupun telah familiar dengan penerimanya, email profesional masih memerlukan salam pembuka dan penutup yang ramah. Banyak individu mengabaikan untuk menuliskan frasa seperti 'Halo', 'Selamat pagi', atau 'Salam hormat' hanya sebab mereka berpikir bahwa kedekatan hubungan membuat hal tersebut tidak diperlukan lagi.
Tetap sertakan tutupan seperti 'Terima kasih', 'Salam hangat', atau 'Salam hormat' untuk memberi kesan profesional pada email Anda. Jauhi penggunaan emoji, singkatan informal, atau penambahan tanda baca yang tidak diperlukan sehingga email tampak lebih resmi dan sopan.
5. Mengirim kepada terlalu banyak orang tanpa penyaringan
Pernah mendapat email yang tak berhubungan sama sekali dengan pekerjaanmu? Jangan sampai Anda ikut melakukannya. Banyak individu yang hanya mengirimkan email tanpa pertimbangan. cc atau bcc setiap orang tanpa memikirkan apakah pihak yang sebenarnya berhak mendapatkan surat elektronik itu.
Kebiasaan ini bikin inbox Orang lain dipenuhi oleh email-email tidak penting. Sebaiknya saring penerima berdasarkan kebutuhannya. Jika diperlukan, jelaskan dalam isi pesan mengapa mereka mendapatkan email tersebut agar tak ada keraguan.
Mengirim email pekerjaan lebih dari sekedar aspek teknikal; ini juga merupakan cerminan atas tingkat profesionalisme dan keterampilan berkomunikasi Anda. Kecelakaan sepele seperti subjek tidak jelas, melupakan pengiriman lampiran, atau nada yang terlalu informal dapat menurunkan nilai pandangan atasan serta kolega kerja terhadap Anda.
Dari sekarang, biasakanlah untuk menuliskan surel dengan lebih cermat serta santun. Yakinkan bahwa tiap surat elektronik yang kau tulis itu pendek, jelas, dan mengacu pada norma-norma keprofesionalan. Dengan cara ini pula, maksud dari kata-kata mu akan lebih gampang dipahami oleh orang lain, sementara itu juga membuat dirimu tampak semakin berwibawa di lingkungan pekerjaan!